Wydział Organizacyjny

Do zadań i kompetencji Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1. w zakresie organizacji:

1)    nadzór nad stanem organizacji oraz funkcjonowaniem Urzędu w zakresie realizacji Zarządzeń Burmistrza,

2)    przygotowywanie i rejestrowanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza,

3)    prowadzenie ewidencji i zbioru statutów i regulaminów gminnych jednostek organizacyjnych,

4)    prowadzenie ewidencji zarządzeń Burmistrza,

5)    prowadzenie ewidencji aktów kierownictwa wewnętrznego Burmistrza,

6)    przygotowywanie sprawozdania z działalności Burmistrza Miasta na sesję Rady,

7)    organizacja załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, prowadzenie rejestru skarg i wniosków, nadzór i koordynacja nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg i wniosków w wydziałach i referatach Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych gminy,

8)    opracowywanie okresowych analiz i ocen załatwiania spraw obywateli w Urzędzie, w tym skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz przedstawiania ich Burmistrzowi,

2. zakresie spraw administracyjnych:

1)      zarządzanie budynkiem Urzędu,

2)      prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku gminy,

3)      planowanie i realizacja inwestycji i remontów bieżących w budynku Urzędu, oraz nadzór nad realizacją tych zadań,

4)      zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i tablic,

5)      prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem aktów promulgacyjnych: Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Dziennika Urzędowego Województwa Śląskiego, innych wydawnictw urzędowych i prasy,

6)      gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne,

7)      zaopatrywanie w środki trwałe, pozostałe środki trwałe, środki czystości itp.,

8)      prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych i pozostałych środków trwałych w księgach inwentarzowych i gospodarowanie nimi,

9)      okresowe przeprowadzanie inwentaryzacji,

10)   prowadzenie magazynu podręcznego materiałów, środków czystości,

11)   nadzór nad ochroną mienia oraz utrzymanie porządku i czystości w budynku urzędu,

12)   obsługa urządzeń nagłaśniających podczas sesji i narad,

13)   rozliczanie sprzedanych wydawnictw i usług kserograficznych,

14)   informowanie i kierowanie stron do odpowiednich wydziałów,

15)   nadzór nad tablicami ogłoszeń zlokalizowanymi na terenie miasta Lędziny,

16)   prowadzenie archiwum Urzędu Miasta,

17)   prowadzenie punktu podawczego -  Urzędu Miasta:

1. 1. obsługa centrali telefonicznej i urządzenia kserograficznego,
   2. obsługa faxu (przyjmowanie i nadawanie dokumentów);
   3. rozdział prasy na poszczególne Wydziały i Referaty;
   4. obsługa techniczna spotkań odbywających się w sali 013 Urzędu Miasta;
   5. przekazywanie korespondencji do Urzędu Pocztowego;

3. w zakresie obsługi kancelaryjnej i sekretarskiej:

1)     ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

2)     prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3)     sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

4)     wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5)     przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

6)     udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy,

7)     prowadzenie terminarza zajęć Burmistrza Miasta,

8)     ustalanie terminów spotkań,

9)     udzielanie informacji bezpośrednich i telefonicznych oraz łączenie rozmów telefonicznych,

10)  przechowywanie akt,

11)  opracowywanie pism według dyspozycji Burmistrza Miasta i Sekretarza,

12)  obsługa spotkań służbowych,

13)  prowadzenie ewidencji i rozliczanie samochodów służbowych;

4. w zakresie obsługi Biura Rady Miasta:

1)      prowadzenie Biura Rady Miasta,

2)      obsługa sesji Rady Miasta oraz posiedzeń komisji stałych i doraźnych,

3)      zawiadamianie radnych i ich zakładów pracy, a także gości zaproszonych o terminie posiedzeń Rady Miasta i komisji problemowych,

4)      przekazywanie radnym niezbędnych materiałów na sesję,

5)      sporządzanie odpisów postanowień, uchwał, wniosków oraz przekazywanie ich zainteresowanym jednostkom,

6)      koordynacja prawidłowości składania oświadczeń majątkowych radnych,

7)      koordynowanie pracy radnych z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi urzędu,

8)      nadzór nad stanem , realizacji uchwał Rady Miasta, załatwiania interpelacji i zapytań radnych,

9)      rozliczanie delegacji, diet i kosztów podróży radnych oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,

10)   prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji Rady Miasta,

11)   prowadzenie rejestrów uchwał Rady Miasta, wniosków i opinii komisji, interpelacji i wniosków radnych,

12)   przyjmowanie i prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Rady Miasta,

13)   wykonywanie innych zadań zleconych przez Przewodniczącego Rady Miasta mających na celu sprawne działanie Rady,

14)   organizowanie  prac związanych z wyborem ławników do sądów,

15)   współpraca w przygotowywaniu aktów prawnych oraz ich przekazywanie do ogłaszania w wojewódzkim dzienniku urzędowym.

5. Organizowanie zastępstwa na stanowisku określonym w §25 niniejszego regulaminu.