Regulamin organizacyjny Miejskiego Zarządu Budynków w Lędzinach

Rozdział I
Postanowienia ogĂłlne

1. Siedzibą Miejskiego Zarządu BudynkĂłw są Lędziny ul. Fredry 10a.
2. Biuro obsługi mieszkańcĂłw mieści się w Lędzinach przy ul. Lędzińskiej 47.
3. Miejski Zarząd BudynkĂłw, zwany dalej MZB, ma na celu administrowanie targowiskiem miejskim tj. pawilonem handlowym "Dorota" i "U Piotra", placem targowym oraz parkingiem (płyty starej części targowiska), administrowanie salą przyjęć okolicznościowych Ochotniczej StraĹźy PoĹźarnej w Lędzinach, administrowanie Placem Farskim z terenem przynaleĹźnym, zarządzanie gminnymi nieruchomościami zabudowanymi budynkami komunalnymi obejmującymi lokale mieszkalne, socjalne oraz uĹźytkowe tj. budynki zlokalizowane przy następujących ulicach: ul. Hołdunowskiej 70, ul. Hołdunowskiej 70a, ul. Hołdunowskiej 18b, ul. Hołdunowskiej 11, ul. Kontnego 30, ul. Kupilasa 12, ul. Szenwalda 49, ul. Kolonia Piast 5, ul. Pokoju 37, ul. Pokoju 106, ul. Lędzińskiej 84, Asnyka 6, domki fińskie będące w zasobie gminy Lędziny oraz zarządzanie budynkiem przy ul. Lędzińskiej 47 w Lędzinach wraz z terenami przynaleĹźnymi.
4. Gospodarowanie mieszkaniowym zasobem gminy odbywa się w oparciu o zasady ustalone przez Radę Miasta przy współdziałaniu z Komisją Mieszkaniową.

Rozdział II
Słowniczek

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. targowisku - naleĹźy przez to rozumieć plac mieszczący się przy ul. Fredry w Lędzinach, na ktĂłrym wyznaczone są miejsca do prowadzenia sprzedaĹźy, pawilony handlowe "Dorota: i "U Piotra" oraz przynaleĹźny parking (płyta starej części targowiska),
2. lokalu mieszkalnym - należy przez to rozumieć lokal mieszkalny wchodzący w skład zasobu mieszkaniowego gminy Lędziny,
3. lokalu użytkowym - należy przez to rozumieć lokale użytkowe znajdujące się w budynkach stanowiących własność gminy Lędziny,
4. placu Farskim - naleĹźy przez to rozumieć budynek o funkcji kulturalno-usługowej, mieszczący się w Lędzinach przy ul. Lędzińskiej 88 oraz teren przynaleĹźny,
5. sali przyjęć okolicznościowych - naleĹźy przez to rozumieć salę mieszczącą się w budynku Ochotniczej StraĹźy PoĹźarnej, połoĹźonym przy ul. ks. Kontnego 34 w Lędzinach,
6. kierowniku - należy przez to rozumieć kierownika MZB,
7. głównym księgowym - należy przez to rozumieć głównego księgowego MZB,
8. pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w MZB,
9. burmistrzu - należy przez to rozumieć burmistrza miasta Lędziny,
10. urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Lędziny,
11. Radzie Miasta - należy przez to rozumieć Radę Miasta Lędziny.

Rozdział III
Przedmiot działania MZB

1. Zarządzanie i administrowanie mieszkaniowym zasobem gminy, lokalami uĹźytkowymi zlokalizowanymi na terenie Targowiska Miejskiego, Placu Farskiego, oraz w budynkach przy ul. Lędzińskiej 47, ul. Lędzińskiej 88, ul. Hołdunowskiej 18b, ul. Hołdunowskiej 11, ul. Pokoju 106, zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Ponadto MZB wykonuje zadania poprzez obsługę mieszkańcĂłw, wynikającą z zadań wynajmującego, określonych w ustawie z dnia 16.06.2001 r. o ochronie praw lokatorĂłw mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. nr 31 poz. 266 z późn. zm.) i przepisach wykonawczych, Kodeksie cywilnym oraz na podstawie zasad określonych przez Radę Miasta. Do przykładowych zadań MZB należą:
   1. w zakresie gospodarki lokalowej:
      • przyjmowanie i przekazywanie lokali mieszkalnych najemcom na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych,
      • zawieranie i rozwiązywanie umĂłw najmu lokali mieszkalnych,
      • naliczanie opłat z tytułu czynszu i innych świadczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
      • wystawianie faktur VAT,
      • powiadamianie najemcĂłw lokali mieszkalnych o zmianach w wysokości czynszu i opłat niezaleĹźnych od właściciela,
      • w przypadku zadłuĹźenia obejmującego 3 pełne okresy płatności podjęcie działań związanych z rozwiązaniem umowy oraz skierowanie sprawy na drogę sądową,
      • prowadzenie dokumentacji poszczegĂłlnych lokali mieszkalnych i uĹźytkowych,
      • przyjmowanie opłat czynszowych i innych naleĹźności czynszowych związanych z najmem lokalu,
      • rozliczanie opłat za media dostarczane do budynkĂłw będących własnością gminy Lędziny zgodnie z podpisanymi umowami,
      • rozliczenie najemcĂłw oraz osĂłb zajmujących lokal bez tytułu prawnego z tytułu ponoszonych kosztĂłw dostarczania do lokali mediĂłw tj. zuĹźycia centralnego ogrzewania, ciepłej i zimnej wody, gazu, kanalizacji, wywozu nieczystości co najmniej raz w roku,
      • rozliczanie opłat za mieszkania nie wykupione we wspĂłlnotach mieszkaniowych (opłacanie zaliczek do wspĂłlnot mieszkaniowych oraz rozliczanie ich z najemcami),
      • zabezpieczanie zwalnianych lokali przez nielegalnym zajęciem oraz zgłaszanie burmistrzowi miasta przypadkĂłw zwalniania lokali,
      • przygotowanie opuszczonego lokalu do ponownego zasiedlenia,
      • przyjmowanie skarg i wnioskĂłw,
      • sprzątanie chodnikĂłw przyległych do budynkĂłw, terenĂłw zielonych i ich odśnieĹźanie w okresie zimowym,
      • prowadzenie procedury związanej z egzekucją naleĹźności czynszowych i innych świadczeń,
      • reprezentowanie gminy Lędziny w postępowaniach sądowych oraz komorniczych,
      • utrzymanie w porządku i czystości pomieszczeń wspĂłlnego uĹźytku takich jak: klatki schodowe, strychy, korytarze piwniczne, pralnie, suszarnie itp.,
      • czyszczenie i wykonywanie przeglądĂłw okresowych przewodĂłw kominowych i wentylacyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
      • wykonywanie przeglądĂłw okresowych budynkĂłw, instalacji i urządzeń technicznych będących na wyposaĹźeniu budynkĂłw, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
      • zapewnienie ochrony przeciwpoĹźarowej nieruchomości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
      • wykonywanie remontĂłw, napraw, konserwacji instalacji i urządzeń związanych z budynkiem oraz innych instalacji i urządzeń stanowiących wyposaĹźenie lokalu w zakresie, o ktĂłrym mowa w art. 6a ustawy z dnia 16.06.2001 r. o ochronie praw lokatorĂłw mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. nr 31 poz. 266 z późn. zm.),
      • sporządzanie sprawozdawczości statystycznej i finansowej wg obowiązujących przepisĂłw,
      • rejestrowanie odczytĂłw wodomierzy (zimnej wody), rozliczanie zuĹźycia wody oraz okresowe dokonywanie kontrolnych odczytĂłw wskazań wodomierzy u najemcĂłw,
      • sporządzenie bilansu potrzeb remontowych budynkĂłw w układzie rzeczowo-finansowym,
   2. w zakresie administrowania targowiskiem miejskim, Placem Farskim i salą przyjęć okolicznościowych:
      • zapewnienie sprawnego funkcjonowania targowiska,
      • pobĂłr opłaty targowej, opłaty eksploatacyjnej oraz miesięcznej opłaty rezerwacyjnej,
      • przygotowywanie umĂłw na rezerwację miejsc targowych,
      • przygotowywanie umĂłw na najem pomieszczeń w pawilonach handlowych, na Placu Farskim oraz umĂłw dotyczących rozliczania za media najemcĂłw pomieszczeń,
      • powiadamianie najemcĂłw lokali uĹźytkowych o zmianach w wysokości czynszu i opłat niezaleĹźnych od właściciela,
      • w przypadku zadłuĹźenia obejmującego 3 pełne okresy płatności podjęcie działań związanych z rozwiązaniem umowy oraz skierowanie sprawy na drogę sądową,
      • wystawianie faktur VAT,
      • obsługa kasy fiskalnej,
      • rozliczanie drukĂłw ścisłego zarachowania,
      • odprowadzanie gotĂłwki do banku,
   3. w zakresie zabezpieczenia prawidłowej eksploatacji budynków i zieleni przydomowej przez:
      • zawieranie umĂłw z przedsiębiorcami specjalistycznymi w zakresie:
        • dostawy wody pitnej,
        • wywozu nieczystości stałych i płynnych,
        • dostawy energii elektrycznej celem oświetlenia klatek schodowych, piwnic i wejść do budynkĂłw,
        • odśnieĹźania,
        • usług kominiarskich,
        • dostawy ciepła do mieszkań w budynkach posiadających centralne ogrzewanie,
        • wykonywania remontĂłw w kotłowniach,
        • utrzymania naleĹźytej czystości pomieszczeń wspĂłlnego uĹźytku w administrowanych budynkach i ich otoczeniu,
        • konserwacji i bieżącego utrzymania terenĂłw zielonych w obrębie administrowanych budynkĂłw,
      • utrzymanie właściwego stanu technicznego, sanitarnego i estetycznego budynkĂłw i ich urządzeń poprzez:
        • okresowe przeglądy techniczne budynkĂłw,
        • zlecanie przeglądĂłw specjalistycznych w budynkach,
        • przeprowadzanie napraw urządzeń w budynkach,
        • usuwanie w budynkach awarii i usterek na postawie zleceń,
        • wykonywanie remontĂłw w budynkach,
        • kontrola jakości wykonanych remontĂłw,
        • prowadzenie książek obiektu budowlanego.

Rozdział IV
Gospodarka finansowa

1. MZB prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych dla jednostek budżetowych.
2. MZB rozlicza się całością wpływów i wydatków z budżetem miasta na zasadach określonych w przepisach szczególnych.
3. MZB prowadzi własną księgowość w oparciu o plan kont dla jednostek budżetowych i sporządza na tej podstawie sprawozdawczość zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
4. Działalność MZB finansowana jest z:
   • budĹźetu miasta - środki własne,
   • spadkĂłw, zapisĂłw i darowizn w postaci pieniężnej i rzeczowej,
   • innych prawem dopuszczalnych ĹşrĂłdeł,
   • wpłat osĂłb korzystających z jej usług,
   • dochodĂłw z najmu i dzierĹźawy,
   • odszkodowań i wpłat za uszkodzone mienie będące w zarządzie jednostki.

Rozdział V
Organizacja MZB

1. MZB kieruje i reprezentuje go na zewnątrz kierownik, z którym stosunek pracy nawiązuje i rozwiązuje burmistrz miasta.
2. Kierownik MZB kieruje jego działalnością na podstawie i w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez burmistrza miasta, odpowiada za jego organizację oraz prawidłowe wykonywanie zadań.
3. Kierownik MZB zatrudnia głównego księgowego i pozostałych pracowników oraz określa zakres ich obowiązków.
4. Do zakresu działania i kompetencji kierownika należy w szczególności:
   • reprezentowanie jednostki na zewnątrz, organizowanie jej pracy, ustalanie podziału obowiązkĂłw między pracownikami, nadzorowanie i koordynowanie ich pracy,
   • wykonywanie czynności pracodawcy w stosunku do osĂłb zatrudnionych,
   • dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym i ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie,
   • podejmowanie decyzji w formie zarządzeń i regulaminĂłw,
   • składanie corocznych sprawozdań z działalności MZB,
   • dokonywanie czynności prawnych związanych z funkcjonowaniem MZB, mających na celu realizację zadań statutowych wobec organĂłw, instytucji, przedsiębiorstw i bankĂłw.
5. Do obowiązków głównego księgowego i odpowiedzialności za ich zakres należy:
   • ustalanie zasad sporządzania i obiegu dokumentĂłw finansowo księgowych,
   • prowadzenie polityki rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
   • opracowywanie i nadzĂłr nad sporządzaniem rocznych planĂłw finansowych dochodĂłw i wydatkĂłw określających potrzeby w zakresie zadań nałoĹźonych na jednostkę,
   • opracowywanie i nadzĂłr nad sporządzaniem okresowych sprawozdań z wykonania planu dochodĂłw i wydatkĂłw,
   • opracowanie i nadzĂłr rocznego sprawozdania finansowego,
   • wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
   • nadzĂłr nad bieżącą realizacją budĹźetu jednostki i przestrzeganie dyscypliny finansĂłw publicznych,
   • księgowanie operacji zgodnie z zakładowym planem kont,
   • kontrola wewnętrzna operacji finansowych,
   • bieżąca kontrola stanu środkĂłw finansowych i ich wydatkowania- nadzĂłr nad pobieraniem i odprowadzeniem środkĂłw pieniężnych,
   • podpisywanie dokumentĂłw stanowiących podstawę do wydatkowania środkĂłw finansowych,
   • przygotowywanie projektĂłw uchwał w zakresie zmian planĂłw finansowych,
   • rozliczanie podatku od towarĂłw i usług VAT,
   • prowadzenie kontroli zgodności operacji finansowych z planem finansowym,
   • wydawanie dyspozycji i dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentĂłw księgowych,
   • wydawanie dyspozycji, kontrola naleĹźytego przechowywania dokumentĂłw księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych,
   • nadzĂłr nad ściąganiem naleĹźności zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   • współpraca z organami administracji samorządowej w zakresie środkĂłw finansowych przekazywanych na realizację zadań,
   • współpraca z instytucjami finansowymi i bankami,
   • bieżące prowadzenie kartotek osobowych płac, kart przychodĂłw, kart naliczania składek ZUS,
   • przygotowywanie dokumentacji dotyczącej naliczania wynagradzania,
   • sporządzanie listy płac dla pracownikĂłw jednostki,
   • sporządzanie dokumentacji dotyczących zasiłkĂłw chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych i wyrĂłwnawczych,
   • prawidłowe naliczanie potrąceń z tytułu udzielonych poĹźyczek oraz innych składek i potrąceń,
   • obliczanie oraz przygotowywanie do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracownikĂłw MZB,
   • obliczanie oraz przygotowywanie do wypłaty nagrĂłd jubileuszowych i innych, odpraw emerytalnych, rentowych, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
   • kompletowanie dokumentacji w związku z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę,
   • wystawianie zaświadczeń o wysokości zarobku na prośbę pracownika,
   • prawidłowe naliczanie i terminowe odprowadzanie do Urzędu Skarbowego podatkĂłw od pracownikĂłw, zleceniobiorcĂłw,
   • sporządzanie i terminowe wysyłanie deklaracji rozliczeniowych do Urzędu Skarbowego,
   • sporządzanie rocznych informacji o dochodach PIT-11,
   • naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy od wynagrodzeń, umĂłw zleceń,
   • sporządzanie i terminowe składanie obowiązujących sprawozdań do urzędu statystycznego,
   • wykonywanie innych zadań wynikających z nadanych upowaĹźnień i pełnomocnictw.
6. Pracownicy na stanowiskach urzędniczych odpowiedzialni są za:
   • prowadzenie operacji kasowych w obowiązujących terminach i zgodnie z przepisami w tym zakresie obowiązujących,
   • zaangaĹźowanie wydatkĂłw wynikających z bieżących zakupĂłw i umĂłw na zobowiązania,
   • przygotowywanie umĂłw najmu lokali mieszkalnych i uĹźytkowych,
   • prowadzenie kontroli terminowości i zgodności z umową wpłat czynszu z lokali mieszkalnych i opłat rezerwacyjnych,
   • przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowania eksmisyjnego w stosunku do najemcĂłw lokali mieszkalnych,
   • prowadzenie spraw związanych z zagospodarowaniem komunalnych lokali uĹźytkowych,
   • sporządzanie planĂłw prac remontowych w budynkach komunalnych,
   • prowadzenie książek obiektĂłw budowlanych,
   • zgodnie z ustawą o zamĂłwieniach publicznych przeprowadzanie przetargĂłw na usługi i roboty budowlane przez prowadzenie odpowiedniej w tym zakresie dokumentacji,
   • nadzorowanie planowanych prac remontowych oraz usuwanych awarii,
   • księgowanie dokumentĂłw finansowych,
   • sporządzanie sprawozdań opisowych z dochodĂłw i wydatkĂłw MZB.
7. Pomoc administracyjna odpowiada za:
   • prowadzenie spraw osobowych pracownikĂłw,
   • prowadzenie rejestrĂłw: faktur, zamĂłwień publicznych, korespondencji, zgłaszanych usterek i awarii,
   • w zakresie zaopatrzenia dokonywanie zakupu środkĂłw czystości i materiałów biurowych oraz wyposaĹźenia,
   • przyjmowanie, wysyłanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie oraz rozdział i rozliczenie korespondencji i przesyłek pocztowych,
   • rejestrację wszelkiego rodzaju faktur,
   • prowadzenie ewidencji umĂłw,
   • dokonywanie wraz z inspektorem nadzoru, miesięcznych przeglądĂłw stanu technicznego budynkĂłw mieszkalnych oraz przekazywanie kierownikowi informacji o pracach pilnych do wykonania,
   • prowadzenie spraw osobowych pracownikĂłw,
   • prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopĂłw,
   • przygotowywanie umĂłw zleceń i umĂłw o dzieło oraz prowadzenie rejestru tych umĂłw,
   • przygotowywanie pism według zaleceń kierownika.
8. Pracownicy gospodarczy i sprzątaczki odpowiedzialni są za:
   • utrzymywanie porządku i czystości w budynkach komunalnych,
   • utrzymanie czystości wokół budynkĂłw, na placu targowym i terenach do niego przyległych oraz na terenie Placu Farskiego, a w okresie zimowym odśnieĹźanie i posypywanie piaskiem ciągĂłw komunikacyjnych.

Rozdział VI
NadzĂłr nad MZB

Kontroli i oceny działalności MZB dokonuje burmistrz miasta Lędziny oraz Komisja Rewizyjna Rady Miasta w Lędzinach.

Rozdział VII
Zasady funkcjonowania MZB

1. Administracja MZB mieści się w Lędzinach przy ul. Fredry 10a. Czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 15:00 oraz w soboty w godzinach 7.00-13.00.
2. Dni targowe to czwartek i sobota.
3. Biuro Obsługi MieszkańcĂłw mieści się w Lędzinach na ul. Lędzińskiej 47. Czynne jest:
   • poniedziałek - 9:00-17:00,
   • wtorek - 7:00-15:00,
   • środa - 7:00-15:00,
   • czwartek - 7:00-15:00,
   • piątek - 7:00-15:00.
4. Kierownik MZB przyjmuje strony w sprawach skarg i wnioskĂłw w poniedziałek w godzinach 14.00-16.00 w Biurze Obsługi Mieszkańca przy ulicy Lędzińskiej 47.

Rozdział VIII
Postanowienia końcowe

1. Zasady wynagrodzeń pracowników regulują odrębne przepisy oraz regulamin wynagrodzeń pracowników MZB.
2. Wykaz obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników MZB zawierają zakresy czynności tych pracowników.
3. Sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników MZB regulują Kodeks Pracy oraz postanowienia Regulaminu Pracy sporządzonego przez kierownika.
4. Przy załatwianiu spraw MZB stosuje postanowienia Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu cywilnego, Kodeksu postępowania cywilnego o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.