Zarządzenie nr 0120.15.2015 burmistrza miasta Lędziny z dnia 23.02.2015 w sprawie zasad przygotowywania projektów umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów i Porozumień w Urzędzie Miasta Lędziny

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.), zarządzam, co następuje:

§1

1. Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowywaniu i rejestracji umów i porozumień, których stroną jest gmina Lędziny, zwanych dalej "umowami".
2. Zarządzanie nie dotyczy umów wynikających ze stosunku pracy i umów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych.

§2

1. Umowy mogą być zawierane:
   1. na podstawie poleceń burmistrza miasta Lędziny,
   2. z inicjatywy komórki organizacyjnej bądź osoby upoważnionej, właściwych w sprawach objętych umową i odpowiedzialnych za jej stronę merytoryczną.
2. Umowa powinna być sporządzona co najmniej w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

§3

1. Za właściwe przygotowanie projektu umowy i uzgodnienie jej zapisów ze stronami umowy odpowiedzialny jest naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej lub wyznaczony przez niego pracownik oraz pracownik na samodzielnym stanowisku.
2. Do naczelnika/kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub osoby upoważnionej oraz pracownika na samodzielnym stanowisku należy również obowiązek uzyskania wymaganych opinii w związku z zawieraną umową.
3. Projekt umowy przedkładany do dalszej akceptacji musi być opatrzony własnoręcznym podpisem osób wskazanych w ust. 1 oraz winien wskazywać źródło finansowania wg działu, rozdziału i paragrafu.

§4

1. Projekt umowy pod względem formalno-prawnym opiniuje radca prawny/adwokat pełniący obsługę prawną w Urzędzie Miasta Lędziny.
2. Projekt umowy do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego zaopiniowania.
3. Zaopiniowanie projektu umowy pod względem formalno-prawnym potwierdza radca prawny/adwokat poprzez odciśnięcie pieczątki imiennej oraz złożenia podpisu na ostatniej stronie projektu umowy oraz parafowanie każdej strony projektu umowy.
4. Akceptacji radcy prawnego/adwokata nie wymagają powtarzające się umowy, dotyczące spraw tego samego rodzaju, dla których został opracowany, zaopiniowany i zaakceptowany pod względem formalnoprawnym stosowny wzór.

§5

Projekt umowy, z której wynika zobowiązanie pieniężne podlega kontrasygnacie skarbnika miasta lub osoby przez niego upoważnionej.

§6

Projekt umowy przekłada się do podpisu w odpowiedniej ilości egzemplarzy, przy czym jeden z egzemplarzy winien być zaopatrzony we wszystkie wymagane niniejszym zarządzeniem akceptacje i uzgodnienia.

§7

Naczelnik/kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik na samodzielnym stanowisku sporządzając projekt umowy/porozumienia/aneksu nadaje mu numerację wewnętrzną z kolejnym numerem porządkowym, symbolem literowym komórki organizacyjnej oraz wskazaniem roku, bądź przyjmuje numerację nadaną umowie przez podmiot zewnętrzny.

§8

W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów i porozumień tworzy się w Urzędzie Miasta Lędziny Centralny Rejestr Umów i Porozumień, zwany dalej "Rejestrem".

§9

1. Centralny Rejestr Umów i Porozumień prowadzony jest w formie elektronicznej przez wyznaczonego pracownika Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych.
2. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§10

1. Obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień dotyczy wszystkich umów i porozumień oraz aneksów do nich z wyłączeniem umów, o których mowa w §1 ust. 2.
2. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy spoczywa na merytorycznie odpowiedzialnej komórce organizacyjnej Urzędu i winien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia lub otrzymania podpisanej przez drugą stronę umowy.

§11

1. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie przedstawionego pracownikowi prowadzącemu Rejestr w oryginale jednego egzemplarza umowy pieczęcią o treści: "Umowa zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień Urzędu Miasta Lędziny dnia……… pod poz.…. podpis………….….".
2. Wpisu dokonuje pracownik prowadzący Rejestr.
3. Pracownik prowadzący rejestr przechowuje i archiwizuje jeden oryginał zarejestrowanej umowy opatrzony pieczęcią, o której mowa w ust. 1 oraz zawierający elementy o których mowa w §6. Drugi oryginał umowy pozostaje w dokumentacji komórki organizacyjnej z wpisanym numerem pozycji pod którym zarejestrowano go w Rejestrze. Trzeci egzemplarz otrzymuje druga strona umowy.

§12

1. Przepisy niniejszego zarządzania stosuje się również do wszystkich aneksów do umów.
2. Aneksom do każdej umowy nadaje się numery kolejne począwszy od 1 i umieszcza się w ich nagłówku numer umowy której dotyczą.
3. W centralnym Rejestrze wpisuje się numer i datę aneksu w odpowiedniej kolumnie, w wierszu, w którym jest wpisana umowa podstawowa, której aneks dotyczy.

§13

Wykonanie zarządzania powierza się naczelnikom wydziałów, kierownikom referatów i samodzielnym stanowiskom pracy Urzędu Miasta Lędziny.

§14

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2015 r.

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 0120.15.2015

Załącznik można pobrać bezpośrednio ze strony w formacie  PDF (15 KB).

Powrót do pozostałych zarządzeń